Ding 15: delen in het webkantoor

Anno 2012 werken we niet allemaal op vaste tijden en plaatsen, gebruiken we verschillende computers en willen we soms ook onderweg bij onze documenten kunnen.

Gelukkig hoef je om een verhaaltje te typen in een tekstverwerker of gegevens in een spreadsheet niet achter je eigen computer met een Office pakket te zitten. Er zijn toepassingen op het web die als kantooromgeving en een archiefkast fungeren, zodat je overal waar je internettoegang hebt aan je eigen documenten kunt werken.

In dit Ding maak je kennis met dit soort webapplicaties. Omdat je al een Google account hebt gaan we vooral kijken naar GoogleDocs.

Webapps: overal werken

Webapplicaties (‘webapps’) zijn programma’s die je op het web kunt gebruiken zonder dat er iets op je computer hoeft te worden geïnstalleerd. GoogleDocs (‘Google documenten’), waarmee je vanaf elke computer gratis kunt werken, is zo’n webapplicatie. De gebruikelijke kantoortoepassingen – tekstverwerken, spreadsheet, presentatiegereedschap – zitten in het pakket. Thuis en op het werk, in het internetcafé of op je laptop in de trein: met je Google account kun je steeds op dezelfde manier je eigen documenten opvragen en bewerken.

Door op het web te werken word je meteen verlost van de hinderlijke verschillen in instellingen en voorkeuren op andere computers: je profiel is op het web gedefinieerd, onafhankelijk van het apparaat dat je gebruikt (alleen zal het misschien uitmaken welke browser je gebruikt).

Samenwerken

Webapplicaties zijn niet alleen uitgevonden om de mobiele mens te dienen, maar ook om gemakkelijk te kunnen samenwerken. Wat op jouw harde schijf staat, daar kan immers niemand anders bij, maar op het web kun je anderen toegang geven tot je bestanden. Je kunt samen aan één en hetzelfde document werken zonder heen-en-weer e-mailen. Het systeem houdt bij wie wat heeft bijgedragen of veranderd, zodat je altijd kunt nagaan hoe het zo gekomen is, en een vorige versie kunt terughalen. Voor een groter project waaraan verschillende deelnemers bijdragen, kun je een mapstructuur bedenken om de afzonderlijke bijdragen – stukjes tekst, plaatjes – te beheren en te delen.

Binnen een organisatie zijn vaak wel voorzieningen om documenten te delen of samen te werken, maar meestal werkt dat via licenties voor betaalde software en kunnen buitenstaanders er niet aan meedoen. Met een webapplicatie kun je iedereen toegang geven en zoveel rechten als je nodig vindt (alleen lezen, bewerken) zonder dat je last hebt van verschillen tussen programma’s. Wel moeten degenen die je uitnodigt voor GoogleDocs een Google account hebben. Overigens kiezen bedrijven er tegenwoordig soms ook voor met Google applicaties te werken.

Uitleg Google Docs in plain English (Nederlands ondertiteld).

Een roze wolk?

Er is een algemene trend om steeds meer online te bewaren en te werken (cloudcomputing wordt dat genoemd, als de programma’s en de gegevens op het web staan), maar de verschillende webapplicaties leggen het zwaartepunt nét even anders. Meestal profileren ze zich vooral met één of twee aspecten:

1. opslag van bestanden zodat je er altijd bij kunt, of als backup voor belangrijke zaken op je computer;
2. delen van bestanden met anderen, voor werk of gezelligheid, ondersteund met sociale elementen;
3. bewerken en samenwerken aan bestanden, waarbij je kunt zien wie wat verandert (versiebeheer), met attendering en chatmogelijkheden;
4. een samenwerkingsplek waar je met elkaar overlegt, schema’s maakt, planningen, misschien met videoconferenties en dergelijke.

Als je twijfelt aan het nut van al dat delen, kijk dan eens naar dit voorbeeld (op de GoogleDocs blog) over gebruik van GoogleDocs in het onderwijs.

Ontdekoefening

1. Ga naar docs.google.com. Je komt bij een pagina waar je kunt inloggen met je Google (Gmail) account. Bekijk hier de rondleiding.

NB. Voor degenen die na 5 december deze oefening gaan doen: GoogleDocs is dan definitief GoogleDrive geworden. Op zich is dat geen probleem, maar als je wilt rondkijken moet je eerste GoogleDrive installeren op je PC. Op veel werkcomputers lukt dat niet. Deze oefening zou je dus eventueel thuis kunnen doen of je zou de systeembeheerder van je werk kunnen vragen om GoogleDrive te installeren. Lees in ieder geval: Tips en trucs om te werken met GoogleDrive en als je wilt oefenen, bekijk dan eerst dit instructiefilmpje en doe vervolgens de speel- en leeroefeningen.

Speel- en leeroefeningen

2. Als je eenmaal bent ingelogd kom je op een dashboard. Rechts bovenin kun je je instellingen wijzigen (bijvoorbeeld de taal en de tijd naar Nederland(s) zetten).

3. De menubalk wijst zichzelf. Om te beginnen linksboven kijken bij ‘nieuwe maken’. Beetje onverwacht kun je met deze toepassing Google Docs ook spreadsheets, presentaties en formulieren maken -alles in één.

4. Maak een document (bestandstype naar keuze) en probeer enkele formatteringsopties uit. Sla het op.

5. Nodig een of twee andere cursisten uit het document met je te delen. Vraag ze iets te wijzigen of toe te voegen. Probeer eens om tegelijkertijd aan één document te werken.

6. Haal een bestaand document op van je computer en bewerk het in GoogleDocs. En omgekeerd: download vanuit GoogleDocs een bestand naar je eigen computer in een zelfgekozen formaat. NB: je kunt zo ook een PDF maken!

7. Bekijk het systeem met mapjes en probeer uit hoe je ze kunt ordenen.

8. Doe verslag op je blog en zeg iets over de voor- en nadelen die webapplicaties voor jou hebben.

Extra

9. Voor wie langzamerhand Google-moe is kan er voor kiezen een ander ‘webkantoor’ te verkennen. Enkele voorbeelden met hun mogelijkheden:

  • Thinkfree: met meer opties voor gezamenlijk projectbeheer en converteren van bestaande documenten. Een (betaalde) kantoorapplicatie op je computer zorgt voor synchronisatie tussen offline en online versies
  • Zoho: daar kun je ongeveer alles online doen, met chat en videoconferencing tot en met rekeningen versturen en sollicitaties verwerken. Het is uitgebreider dan Google Docs & Spreadsheet. Om te ontdekken kun je het cursusaccount gebruiken. Gebruikersnaam: 23archiefdingen en het wachtwoord: archief20.
  • Prezi: een tool voor de meest fraaie presentaties. Lees ook het artikel ‘Prezi vs. Powerpoint: een goed verhaal is belangrijker. Of niet?’ op Frankwatching.
  • Acrobat.com: ziet er fraai uit en heeft naast tekstverwerker Buzzword mogelijkheid om online PDF te maken en te vergaderen via het web
  • Dropbox: een bekende clouddienst voor het online opslaan van bestanden. De gebruiker kan er bestanden mee synchroniseren met verschillende computers en mobiele apparaten en ze tegelijkertijd delen met vrienden.
  • Basecamp: voor samenwerken en projectmanagement.
  • Storify: helpt verhaallijnen te destilleren uit de enorme vloed aan real-time informatie die mensen verspreiden via tools als Twitter, Facebook, Flickr foto’s, YouTube video’s en SlideShare presentaties. Met Storify kun je eenvoudig losse berichten van al deze bronnen combineren tot een heldere verhaallijn om verslag te leggen.
    Meer lezen over Storify.

10. Doe een tour, bekijk een demo of een video, ervaar hoe het werkt en laat ons in een blogpost weten wat je zou gebruiken en waarvoor.

11. En tot slot voor iedereen nog een luchtige uitsmijter: gewoon alleen maar simpel schrijven: Writer en als je daarbij ook samen wilt werken: MeetingWords

Tip

Als je niet direct op GoogleDocs werkt, kun je toch Google Documenten delen en synchroniseren. Dat kan met Insync. Na het downloaden en installeren van het programma op je computer, kun je al je online documenten benaderen via de Windows Verkenner of Mac Finder en kun je ze openen en bewerken met je Office toepassing. Als je het document tenslotte opslaat, is het online document direct bijgewerkt. Meer informatie (Engelstalig) is te vinden op TheNextWeb.

Om te lezen

Bronnen


<< Ding 14: boekenvrienden vinden elkaar
>> Ding 16: apps in het webkantoor