In het kort
De beschikbaarheid en populariteit van online kantoorapplicaties is de laatste jaren explosief gestegen. Dat is niet zonder reden: deze toepassingen stellen je in staat om via het web documenten te maken en te delen met anderen, zonder dat daar software voor op je computer geïnstalleerd hoeft te worden. Sommige experts denken dat deze trend uiteindelijk zal leiden tot zware tijden voor Microsoft Office en andere kantoorsoftware. Anderen menen dat deze online applicaties hun plaats wel zullen vinden op het web, maar niet in de kantooromgeving.

De tijd zal leren welke kant het uit gaat met online kantoorapplicaties, maar hoe het ook zij: ze zijn er en het is erg handig ze te gebruiken. Een groot voordeel van online kantoortoepassingen is, dat je je niet druk hoeft te maken over verschillende softwareversies als je een document e-mailt, of wanneer je op verschillende computers werkt. Sowieso kun je er van verschillende computers bij, dat is ook handig. Geen gedoe met bestanden doormailen of memorysticks meenemen!

Een ander pluspunt is de mogelijkheid om eenvoudig documenten te delen ter revisie, of om er samen aan te werken. Daarbij worden de verschillende versies automatisch bewaard en vergeleken en je kunt met RSS worden geattendeerd op een nieuwe versie. Verder kunnen online kantoortoepassingen goed overweg met het importeren van bestaande documenten op je computer en exporteren ze naar allerlei bestandsformaten die je met je gewone kantoorsoftware weer kunt lezen: .doc (Word), .xls (Excel), .pdf (Acrobat) en .ppt (Powerpoint).

• Weer zo’n mooie uitleg: Google Docs in plain English (ondertiteld)

Ontdekoefening

In deze ontdekoefening ga je met een webbased kantoortoepassing, Google Docs & Spreadsheets, een document maken en delen met één of meer collega’s en een document online publiceren. Je documenteert je bevindingen in een blogbericht.

1. Als je al een Google account hebt dan kun je direct door naar Google Docs & Spreadsheets.
2. Maak een paar verschillende soorten testdocumenten en mappen aan en sla ze op.
3. Importeer een willekeurig document dat je op je computer hebt staan en sla dat op.
4. Nodig een of meer collega’s uit om samen aan één van je documenten te werken- of deel een map met ze. (Je coach kan je helpen aan een lijst met Gmail adressen van je groepsleden.)
5. Experimenteer hoe het gaat met versiebeheer en de mogelijkheden om geattendeerd te worden op wijzigingen in het document.
6. Publiceer een document op het web, voor iedereen leesbaar. Hier is een voorbeeld dat via Google Docs & Spreadsheets is gepubliceerd.
7. Schrijf over je ervaringen een bericht op je blog. Als je er niet uit komt, vraag dan hulp aan je collega’s of reageer op dit artikel.

Meer informatie

Wil je meer weten over online kantoortoepassingen, kijk dan eens op de volgende sites:

• Bericht op Webwereld over Google Docs & Spreadsheets
• Artikel op de weblog ‘Handig & Gratis’ / Erno Mijland
• een andere aanbieder van online kantoortoepassingen proberen? Zoho is uitgebreider dan Google Docs & Spreadsheet en ook daarvoor kun je – om te ontdekken – het cursusaccount gebruiken. Gebruikersnaam: 23archiefdingen en het wachtwoord: archief20.
• Een ander alternatief is Microsoft Office Live Workspace. Hiervoor moet je je eigen MSN/Live account gebruiken, als je dat hebt. Dit is geen online tekstverwerker, maar je beheert je documenten online. MS Office op je computer is wel een vereiste.

In het kort
Videohosting- en sharingsites zijn in de afgelopen twee jaar als paddestoelen uit de grond geschoten. Deze websites stellen gebruikers in staat om op eenvoudige wijze films te uploaden en te publiceren die ze met telefoon, fotocamera of digitale videocamera gemaakt hebben. Op deze manier kunnen ze hun filmpjes laten zien aan iedereen die erin geïnteresseerd is -of aan mensen die ze daarvoor toestemming geven. YouTube (er is ook een Nederlandse versie!) is daarbij de absolute uitschieter wat populariteit betreft. Natuurlijk: je komt er veel onzinnigheid tegen, wat de moeite van het kijken niet waard is. Maar je zal ook vergeten televisieprogramma’s tegenkomen, en pareltjes waarvan je het bestaan niet eens vermoedde.

Een sterk opkomende, alternatieve videosite is Vimeo. Hier valt vooral de betere beeldkwaliteit op. Een ander alternatief is Blip.tv: host video en podcasts om in je weblog te gebruiken.

Als je meer wilt lezen over YouTube: Wikipedia heeft er (uiteraard) een artikel over.

Ontdekoefening

In dit Ding snuffel je wat rond op YouTube en ontdek je wat deze site te bieden heeft voor particulieren – maar ook voor archieven. Je plakt in je blogpost een filmpje in een kleine videoviewer (“embedden” of “insluiten”) en schrijft over je ervaringen met videosites.

1. Surf eens wat door YouTube en laat je verrassen: bekijk eens wat filmpjes, maar ook channels en tags, rubrieken, de zoekmogelijkheden, etc. Wat is er te vinden over je favoriete artiest, serie, of film?
2. Schrijf een blogpost over videosites. Wat kan je archiefinstelling ermee doen ter promotie van de diensten?
3. Voeg desgewenst een filmpje toe aan je blogpost. Rechts van elke video vind je de zogenaamde “embed” code. Kopieer deze en plak ‘m in je blogpost. Let op: je moet dan wel even omschakelen van de tab ‘Nieuw bericht’ naar de tab ‘HTML weergeven’ !

Bonusoefening, voor als je er geen genoeg van kunt krijgen: Je kunt bij YouTube gebruik maken van het account van 23 Archiefdingen. Gebruikersnaam 23archiefdingen en wachtwoord archief20. Dus beschik je over een telefoon of fotocamera die filmpjes kan maken of een digitale videocamera, loop dan eens rond in je archief en laat die camera lopen. Archiefstukken, microfiches, computers, collega’s, bezoekers (vraag toestemming!), bordjes… geef je creativiteit de ruimte en upload het naar YouTube. Ook bij Vimeo heeft 23-Archiefdingen trouwens een account. Je kunt inloggen met gebruikersnaam 23archiefdingen@gmail.com en wachtwoord archief20.

Achtergrondinformatie

• YouTube : interessante nieuwe trend of zoveelste nieuwe buzzword / Harriet Damen. Ietwat gedateerd, maar toch nog relevant
• De vele publicaties van Edwin Mijnsbergen’s over YouTube op de weblog ZBdigitaal
• Andere sociale videowebsites: op Frankwatching een overzichtje met negen alternatieven voor YouTube